Porque o RGPD importa numa agência
Uma agência guarda nomes, telemóveis, emails, documentos de identificação, situação de crédito e preferências de compra. O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (Regulamento (UE) 2016/679) aplica-se a todos estes dados. Este texto é informativo: cada agência deve confirmar com o seu responsável jurídico ou encarregado de proteção de dados as bases legais, os prazos e os procedimentos que se aplicam ao seu caso.
Consentimento por canal, com data
Para enviar comunicações de marketing, por exemplo novidades de imóveis, é comum a agência basear-se no consentimento do cliente. No Gestor, cada contacto tem o consentimento registado por canal, como email, telefone ou WhatsApp, com a data em que foi dado. Quando um cliente retira o consentimento num canal, o registo fica atualizado e a equipa sabe que não deve usar esse canal para esse fim.
Acesso só para quem precisa
O RGPD pede que o acesso aos dados seja limitado ao necessário. No Gestor, os perfis Diretor, Gestor de equipa, Consultor e Administrativo têm permissões diferentes. Contactos e negócios privados ficam visíveis só para o dono e para a direção.
- Consentimento por canal com data
- Perfis com permissões diferentes
- Contactos e negócios privados
- Histórico de tudo o que foi feito com cada contacto
- Ficheiros dos clientes privados e guardados na Europa
Documentos dos clientes guardados na Europa
Os documentos que os clientes enviam pela área de cliente, como o cartão de cidadão ou a aprovação de crédito, são privados e ficam guardados na Europa. Não circulam em anexos de email nem ficam espalhados pelo telemóvel de cada consultor, e só a equipa com acesso ao negócio os pode abrir.
Responder a pedidos dos titulares
Os clientes têm direitos sobre os seus dados, como o acesso, a retificação e o apagamento, dentro dos limites da lei. A linha do tempo de cada contacto no Gestor reúne num só sítio o que a agência tem sobre essa pessoa, o que ajuda a responder a um pedido. Alguns dados podem ter de ser conservados por outras obrigações legais, como a Lei n.º 83/2017, por isso confirme com o seu jurista.